مدیریت زمان چیست ؟
آیا تا به حال احساس کرده اید که در طول روز زمان کم می آورید؟ همه ما 24 ساعت یکسانی داریم، پس چرا برخی از افراد به نظر می رسد زمان بیشتری نسبت به دیگران دارند؟ پاسخ این است که این افراد از مدیریت زمان خوب بهره می گیرند.
مدیریت زمان شامل ایجاد توازن بین خواسته های مختلف یک فرد در رابطه با کار، زندگی اجتماعی، خانواده، سرگرمی ها، علایق شخصی و تعهدات با ماهیت محدود زمان است. استفاده مؤثر از زمان به فرد «انتخاب» برای صرف یا مدیریت فعالیت ها در زمان می دهد. مدیریت زمان ممکن است توسط طیفی از مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده برای مدیریت زمان در هنگام انجام وظایف، پروژه‌ها و اهداف خاص که با موعد مقرر مطابقت دارند، کمک شود. در ابتدا، مدیریت زمان فقط به فعالیت های تجاری یا کاری اشاره داشت، اما در نهایت، این اصطلاح به فعالیت های شخصی نیز گسترش یافت. سیستم مدیریت زمان ترکیبی طراحی شده از فرآیندها، ابزارها، تکنیک ها و روش ها است. مدیریت زمان معمولا یک ضرورت در هر مدیریت پروژه است زیرا زمان و محدوده تکمیل پروژه را تعیین می کند.
موضوعات اصلی مدیریت زمان شامل موارد زیر است:
- ایجاد محیطی مساعد برای اثربخشی (از نظر هزینه، فایده، کیفیت نتایج و زمان برای تکمیل وظایف یا پروژه)
- تعیین اولویت ها
- فرآیند مربوط به کاهش زمان صرف شده برای موارد غیر اولویت
- اجرای اهداف
چقدر زمان خود را به خوبی مدیریت می کنید ؟
با ارزیابی رویکرد موجود خود شروع کنید. چقدر در سازماندهی وقت خود به نحوی مهارت دارید که کارهای مهم را به خوبی انجام دهید؟ آیا می توانید زمان خود را بین فعالیت های مختلف متعادل کنید و وقتی برای انجام کاری وقت می گذارید، آیا می توانید تمرکز کنید و آن را به پایان برسانید؟ نحوه ی مدیریت زمان شما، به شما نشان می‌دهد که چه چیزی را درست انجام می‌دهید و همچنین مشخص می‌کند که کجا و چگونه می‌توانید پیشرفت کنید.
چند راهکار مدیریت زمان
ابزارهای ذهنی طیف وسیعی از منابع طراحی شده برای بهبود مدیریت زمان شما را به طور کلی دارد. اینها راه‌حل‌های عملی برای چالش‌های رایج مدیریت زمان و همچنین راه‌هایی برای تغییر عادت‌های کلیدی برای بهتر شدن ارائه می‌دهند. چگونه سازماندهی بیشتری داشته باشیم توضیح می دهد که چرا محیط شما باید به اندازه تفکر شما سازماندهی شود. نکات عملی از افرادی که زمان خود را سازماندهی کرده اند، به علاوه ایده هایی برای استفاده از فناوری برای کنترل بیشتر زمان شما وجود دارد و از آنجایی که مدیریت زمان خوب به برنامه ریزی، ثبت و بازتاب فعالیت های شما متکی است، ما برخی از شناخته شده ترین ابزارها برای انجام این کار را توضیح می دهیم که عبارتند از:
اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه گیری باشند. هنگام تعیین اهداف از روش هوشمند استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی که تعیین می کنید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و به موقع هستند.
عاقلانه اولویت بندی کنید
یک “جعبه آیزنهاور” اساسی برای کمک به ارزیابی فوریت و اهمیت اهداف خود تعبیه کنید. «روش آیزنهاور» یا «اصل آیزنهاور» روشی است که از اصول اهمیت و فوریت برای سازماندهی اولویت ها و حجم کار استفاده می کند. این روش از نقل قول منسوب به دوایت دی آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) سرچشمه می گیرد: “من دو نوع مشکل دارم، فوری و مهم. فوری مهم نیست و مهم هرگز فوری نیست.” وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. به عنوان مثال، به وظایف روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید:
- مهم و فوری: این کارها را فورا انجام دهید (مانند بحران‌ها، ضرب‌الاجل‌ها، مشکلات)
- مهم اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این وظایف را انجام دهید (مانند روابط، برنامه ریزی، تفریح).
- فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را محول کنید (مانند وقفه ها، جلسات، فعالیت ها).
- فوری و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعدا انجام دهید (مانند اتلاف وقت، فعالیت های دلپذیر، چیزهای بی اهمیت).
یک محدودیت زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنید
تعیین محدودیت های زمانی برای تکمیل وظایف به شما کمک می کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. تلاش اضافی کوچک برای تصمیم گیری در مورد زمان لازم برای هر کار نیز می تواند به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آنها تشخیص دهید. به این ترتیب می توانید برای مقابله با آنها برنامه ریزی کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید برای یک جلسه باید پنج نظر را به موقع بنویسید. با این حال، متوجه می‌شوید که فقط می‌توانید چهار مورد از آنها را در زمان باقیمانده قبل از جلسه انجام دهید. اگر از قبل، از این واقعیت آگاه شده باشید، ممکن است بتوانید به راحتی نوشتن یکی از نظرات را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال، اگر از قبل به خود زحمت نداده بودید که وظایف خود را بررسی کنید، ممکن بود تا یک ساعت قبل از جلسه متوجه مشکل زمانی خود نشده باشید. در آن مرحله، یافتن کسی که یکی از بررسی‌ها را به او محول می‌کند، بسیار دشوارتر است و همچنین برای آنها سخت‌تر است که این کار را با روز خود تطبیق دهند.
بین کارها استراحت کنید
هنگامی که بسیاری از کارها را بدون استراحت انجام می دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت تر است. بین کارها کمی استراحت کنید تا ذهنتان را پاک کرده و سرحال شوید. چرت کوتاهی، پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
خودت را سازمان دهی کن
از تقویم خود برای مدیریت طولانی مدت زمان بیشتر استفاده کنید. ضرب‌الاجل‌های پروژه‌ها یا کارهایی که بخشی از تکمیل کل پروژه هستند را بنویسید. به این فکر کنید که چه روزهایی ممکن است برای اختصاص دادن به کارهای خاص بهتر باشد.
وظایف یا فعالیت های غیر ضروری را حذف کنید
مهم است که فعالیت ها یا وظایف اضافی را حذف کنید. تعیین کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی سزاوار وقت شماست. حذف کارها یا فعالیت های غیر ضروری زمان بیشتری را برای صرف چیزهای واقعا مهم آزاد می کند.
از پیش برنامه ریزی کردن
مطمئن شوید که هر روز را با یک ایده روشن از آنچه که باید انجام دهید شروع می کنید. آنچه باید در آن روز انجام شود. در نظر داشته باشید که در پایان هر روز کاری، فهرست کارهای خود را برای روز کاری بعدی بنویسید.
تمرکز
صرف وقت گذاشتن برای پیگیری اولویت هایتان خوب نیست. شما هم باید از آن زمان به خوبی استفاده کنید. ما مجموعه‌ای از منابع داریم که به انجام این کار اختصاص داده شده‌اند، از جمله توصیه‌هایی برای به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها، و قرار گرفتن در وضعیت متمرکز جریان. همچنین راهنمایی دقیقی در مورد استفاده از زمان خود در هنگام کار از خانه و زمانی که کار خود را در حال حرکت انجام می دهید وجود دارد.
استفاده از روش POSEC
POSEC مخفف عبارت “اولویت بندی با سازماندهی، ساده سازی، صرفه جویی و مشارکت” است. این روش الگویی را دیکته می کند که بر احساس فوری امنیت عاطفی و پولی یک فرد معمولی تأکید می کند. این نشان می‌دهد که با توجه به مسئولیت‌های شخصی اول، فرد بهتر می‌تواند مسئولیت‌های جمعی را به دوش بکشد. همچنین این مخفف، سلسله مراتبی از تحقق خود است، که منعکس کننده سلسله مراتب نیازهای آبراهام مزلو است.
- زمان خود را اولویت بندی کنید و زندگی خود را با اهداف مشخص کنید.
- کارهایی را که باید به طور منظم انجام دهید تا موفق شوید سازماندهی کنید (خانواده و امور مالی).
- کارهایی را که ممکن است دوست نداشته باشید، اما باید انجام دهید (کار و کارهای روزمره) را ساده کنید.
- کارهایی را که باید انجام دهید یا حتی ممکن است دوست داشته باشید، نادیده گرفته زیرا آنها خیلی فوری نیستند (سرگرمی و معاشرت).
- با توجه به چند چیز باقیمانده که تفاوت ایجاد می کنند (تعهدات اجتماعی) مشارکت کنید.
حذف عدم اولویت ها
مدیریت زمان همچنین نحوه حذف وظایفی که برای فرد یا سازمان ارزشی ندارند را پوشش می دهد.
هر نوع استرس برای یادگیری و زندگی، ناتوان کننده در نظر گرفته می شود. حتی اگر بتوان سازگاری را به دست آورد، اثرات آن زیانبار است. اما استرس بخشی اجتناب‌ناپذیر از زندگی روزمره است و راینهولد نیبور (Reinhold Niebuhr) پیشنهاد می‌کند که بهتر است با آن روبرو شوید، انگار که «آرامش برای پذیرش چیزهایی که نمی‌توان تغییر داد و شجاعت تغییر چیزهایی که می‌توانست را داشت». بخشی از تعیین اولویت ها و اهداف، احساس “نگرانی” است و کارکرد آن نادیده گرفتن حال برای تثبیت آینده ای است که هرگز نمی رسد، که منجر به هزینه بی ثمر زمان و انرژی فرد می شود. این یک هزینه غیر ضروری یا یک جنبه کاذب است که می تواند به دلیل عوامل انسانی در برنامه ها اختلال ایجاد کند. روش آیزنهاور یک استراتژی است که برای رقابت با نگرانی و وظایف کسل کننده و ضروری استفاده می شود. نگرانی به عنوان استرس، واکنشی به مجموعه ای از عوامل محیطی است.
تغییر سخت است و الگوهای زندگی روزمره عمیق ترین عادت ها هستند. برخی از عوامل غیرضروری که بر مدیریت زمان تأثیر می گذارند عبارتند از:
- عادات
- عدم تعریف کار (فقدان شفافیت)
- محافظت بیش از حد از کار
- احساس گناه در عدم تحقق اهداف و متعاقبا اجتناب از وظایف فعلی
- تعریف وظایف با انتظارات بالاتر از ارزش آنها (بیش از حد)
- تمرکز بر موضوعاتی که چشم انداز مثبت ظاهری دارند بدون ارزیابی اهمیت آنها برای نیازهای شخصی
- وظایفی که نیاز به حمایت و زمان دارند
- علایق مقطعی و درگیری ها
- و…
یک فرآیند سیستماتیک عادت‌دار به وسیله‌ای تبدیل می‌شود که فرد می‌تواند با مالکیت برای مدیریت زمان مؤثر از آن استفاده کند.
اجرای اهداف
لیست وظایف (که فهرست کارها یا کارهایی که باید انجام شود نیز نامیده می‌شود) فهرستی از کارهایی است که باید تکمیل شوند، مانند کارها یا مراحل تکمیل یک پروژه. این یک ابزار موجودی است که به عنوان جایگزین یا مکمل حافظه عمل می کند. لیست وظایف در مدیریت شخصی، مدیریت کسب و کار، مدیریت پروژه و توسعه نرم افزار استفاده می شود. ممکن است شامل بیش از یک لیست باشد. هنگامی که یکی از موارد موجود در لیست کار انجام می شود، کار بررسی یا خط زده می شود. روش سنتی این است که اینها را روی یک تکه کاغذ با خودکار یا مداد بنویسید، معمولا روی یک صفحه یادداشت یا کلیپ برد. لیست وظایف همچنین می تواند به صورت چک لیست کاغذی یا نرم افزاری باشد.
جولی مورگنسترن (Julie Morgenstern)، نویسنده، «بایدها و نبایدها» مدیریت زمان را پیشنهاد می‌کند که عبارتند از:
- با تهیه لیست وظایف، هر چیزی را که مهم است ترسیم کنید.
- ایجاد “واحه ای از زمان” برای مدیریت.
- “نه” گفتن.
- اولویت ها را تعیین کنید.
- همه چیز را رها نکردن.
- فکر نکنید یک کار مهم در اوقات فراغت انجام می شود.
معادل های دیجیتال متعددی از جمله برنامه های کاربردی مدیریت اطلاعات شخصی (PIM) و اکثر PDA ها در حال حاضر در دسترس هستند. همچنین چندین برنامه لیست وظایف مبتنی بر وب وجود دارد که بسیاری از آنها رایگان هستند.
سازماندهی لیست وظایف
لیست وظایف اغلب به صورت روزانه و چند لایه است. ساده ترین سیستم ردیفی شامل یک لیست کلی کارها (یا فایل نگهدارنده وظایف) برای ثبت تمام کارهایی است که فرد باید انجام دهد و یک لیست کارهای روزانه که هر روز با انتقال کارها از لیست کارهای کلی ایجاد می شود. یک جایگزین، ایجاد یک “لیست کارهای انجام نشده” است، تا از انجام کارهای غیر ضروری اجتناب شود. لیست وظایف اغلب به روش های زیر اولویت بندی می شوند.
- فهرستی روزانه از کارهایی که باید انجام شوند، به ترتیب اهمیت شماره گذاری شده و به ترتیبی که زمان روزانه اجازه می دهد، انجام می شود.
- یکی از مدافعان اولیه اولویت بندی “ABC” آلن لیکین (Alan Lakein) در سال 1973 بود. در سیستم او آیتم های “A” مهم ترین، “B” بعد از همه، “C” کمترین اهمیت را دارد.
- یک روش خاص برای استفاده از این روش، “A” را به وظایفی که باید در یک روز انجام شوند، “B” در هفته و “C” در ماه اختصاص می‌دهد.
- برای اولویت‌بندی فهرست وظایف روزانه، یا وظایف را به ترتیب اولویت‌های بالاتر ثبت می‌کند یا بعد از فهرست شدن، تعدادی را به آنها اختصاص می‌دهد (“1” برای بالاترین اولویت، “2” برای دومین اولویت بالاتر، و غیره) که دستور اجرای وظایف را نشان می‌دهد. روش دوم عموما سریع‌تر است و اجازه می‌دهد تا وظایف سریع‌تر ثبت شوند.
- یکی دیگر از راه‌های اولویت‌بندی وظایف اجباری (گروه A) این است که ناخوشایندترین آنها را در اولویت قرار دهیم. وقتی این کار تمام شد، بقیه لیست راحت تر می شود. گروه B و C می توانند از همین ایده بهره ببرند، اما به جای انجام فوری اولین کار (که ناخوشایندترین کار است)، انگیزه ای برای انجام کارهای دیگر از لیست می دهد تا از اولین کار اجتناب کنند.
یک رویکرد کاملا متفاوت که مخالف اولویت‌بندی کلی است، توسط نویسنده بریتانیایی مارک فورستر (Mark Forster) در کتابش «این کار را فردا انجام بده و دیگر اسرار مدیریت زمان» ارائه کرده است. این بر اساس این ایده است که لیست کارهای بسته را به جای لیست سنتی کارها انجام دهید. او استدلال می‌کند که فهرست‌های سنتی بی‌پایان کارها عملا تضمین می‌کند که برخی از کارهای شما انجام نشده باقی می‌ماند. این رویکرد از انجام همه کارها، هر روز حمایت می‌کند و اگر قادر به دستیابی به آن نباشید، به شما کمک می‌کند تشخیص دهید کجا اشتباه می‌کنید و چه چیزی باید تغییر کند.
نرم افزارهای مدیریت زمان
بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزار ردیابی زمان برای ردیابی زمان کاری کارمند، ساعت‌های قابل پرداخت و غیره استفاده می‌کنند. بسیاری از محصولات نرم افزاری برای مدیریت زمان از چندین کاربر پشتیبانی می کنند. آنها به فرد اجازه را می دهند وظایفی را به سایر کاربران بدهد و از نرم افزار برای ارتباط و اولویت بندی وظایف استفاده کند. برنامه های Task-list ممکن است به عنوان نرم افزار مدیریت اطلاعات شخصی سبک وزن یا نرم افزار مدیریت پروژه در نظر گرفته شوند.
برنامه‌های کاربردی فهرست کار مدرن ممکن است سلسله مراتب وظایف داخلی داشته باشند (وظایف از وظایف فرعی تشکیل شده‌اند که دوباره ممکن است حاوی وظایف فرعی باشند)، ممکن است از چندین روش برای فیلتر کردن و ترتیب فهرست وظایف پشتیبانی کنند و ممکن است به فرد اجازه دهند تا یادداشت‌های طولانی دلخواه را برای هر کار مرتبط کند. برخلاف مفهوم اجازه دادن به شخص برای استفاده از چندین روش فیلترینگ، حداقل یک محصول نرم افزاری علاوه بر این شامل حالتی است که در آن نرم افزار سعی می کند به صورت پویا بهترین وظایف را برای هر لحظه مشخص کند.
سیستم های مدیریت زمان
سیستم های مدیریت زمان اغلب شامل یک ساعت زمان یا برنامه مبتنی بر وب است که برای ردیابی ساعات کاری کارمند استفاده می شود. سیستم های مدیریت زمان به کارفرمایان بینشی در مورد نیروی کارشان می دهد و به آنها اجازه می دهد زمان کارمندان را ببینند، برنامه ریزی کنند و مدیریت کنند. انجام این کار به کارفرمایان اجازه می دهد تا هزینه های نیروی کار را مدیریت کرده و بهره وری را افزایش دهند. یک سیستم مدیریت زمان فرآیندها را خودکار می کند، که کاغذبازی و کارهای خسته کننده را حذف می کند.
GTD (انجام کارها)
Getting Things Done توسط دیوید آلن (David Allen) ساخته شده است. ایده اصلی پشت این روش این است که تمام کارهای کوچک را فورا به پایان برسانید و یک کار بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید. دلیل این امر جلوگیری از بارگذاری بیش از حد اطلاعات یا “انجماد مغز” است که احتمالا در صورت وجود صدها کار رخ می دهد. هدف GTD این است که کاربر را تشویق کند تا وظایف و ایده های خود را در سریع ترین زمان ممکن منتشر و روی کاغذ بیاورد و سازماندهی کند تا مدیریت و مشاهده آنها آسان باشد.
فواید مدیریت زمان
توانایی مدیریت موثر زمان از اهمیت شایانی برخوردار است. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت موثر زمان آورده شده است:
تسکین استرس
ایجاد و پیروی از یک برنامه کاری، اضطراب را کاهش می دهد. همانطور که موارد موجود در لیست “کارهای” خود را بررسی می کنید، می توانید ببینید که پیشرفت ملموسی دارید. این به شما کمک می‌کند از استرس و نگرانی در مورد انجام کارها جلوگیری کنید.
زمان بیشتر
مدیریت زمان خوب به شما زمان بیشتری می دهد تا آن زمان را در زندگی روزمره خود صرف کنید. افرادی که می توانند زمان را به طور موثر مدیریت کنند از داشتن زمان بیشتری برای صرف سرگرمی ها یا سایر فعالیت های شخصی لذت می برند.
فرصت های بیشتر
مدیریت زمان به خوبی منجر به فرصت های بیشتر و اتلاف زمان کمتر برای فعالیت های بی اهمیت می شود. مهارت های خوب مدیریت زمان، ویژگی های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و زمان بندی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب است.
توانایی تحقق اهداف
افرادی که مدیریت زمان را به خوبی انجام می دهند، بهتر می توانند به اهداف و مقاصد خود دست یابند و این کار را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهند.
پیامدهای مدیریت ضعیف زمان
گردش کار ضعیف
ناتوانی در برنامه ریزی از قبل و پایبندی به اهداف به معنای بهره وری ضعیف است. به عنوان مثال، اگر چندین کار مهم برای تکمیل وجود داشته باشد، یک برنامه موثر این است که وظایف مرتبط را با هم یا به صورت متوالی تکمیل کنید. با این حال، اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است مجبور شوید در انجام کار خود به عقب و جلو بپرید یا به عقب برگردید که این منجر به کاهش کارایی و بهره وری پایین تر می شود.
زمان هدر رفته
مدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف زمان می شود. به عنوان مثال، با صحبت با دوستان در شبکه های اجتماعی در حین انجام یک تکلیف، حواس خود را پرت می کنید و زمان را تلف می کنید.
از دست دادن کنترل
با ندانستن وظیفه بعدی، از دست دادن کنترل زندگی خود رنج می برید که می تواند به سطوح بالاتر استرس و اضطراب کمک کند.
کیفیت پایین کار
مدیریت ضعیف زمان، معمولا کیفیت کار شما را تحت تأثیر قرار می دهد. به عنوان مثال، عجله برای انجام وظایف در آخرین لحظه معمولا کیفیت را به خطر می اندازد.
شهرت ضعیف
اگر مشتریان یا کارفرمای شما نتوانند برای انجام به موقع وظایف به شما تکیه کنند، انتظارات و تصورات آنها از شما تحت تاثیر قرار می گیرد. اگر مشتری نتواند برای انجام کاری به موقع به شما تکیه کند، احتمالا تجارت خود را به جای دیگری خواهد برد.